Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Versión 1.0 · Última actualización: 19 de octubre de 2026

1. Responsable del tratamiento

• Responsable: Wilder Duvier Herrera Sabogal, que opera bajo la marca Fluvi.
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Correo para datos personales: wilderherrerapersonal@gmail.com.
• Teléfono: +57 320 972 0220.
• Sitio web: fluvi.softwarevillavicencio.com.

El responsable atiende directamente las consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales por los canales anteriores.

2. Alcance y marco legal

Esta política aplica a los datos que Fluvi trata como responsable —por ejemplo, los de quienes nos contactan para una demo, contratan un plan o navegan este sitio— y a los datos que trata como encargado cuando una empresa cliente usa la plataforma para atender a sus propios usuarios.

El tratamiento se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas colombianas que las modifiquen o complementen, así como por las políticas de las plataformas de mensajería que se conectan al servicio (en particular, las de Meta Platforms, Inc.).

3. Qué datos tratamos

• Datos de contacto y de la cuenta: nombre, correo, teléfono, empresa, cargo, ciudad, plan contratado y datos de facturación.
• Datos de la operación: usuarios de la plataforma, roles, permisos, horarios, reglas de asignación y registros de actividad (quién hizo qué y cuándo).
• Contenido de las conversaciones: mensajes, archivos adjuntos, notas internas y metadatos del canal (número, identificador de Instagram o Messenger, correo, fecha y estado de entrega).
• Datos comerciales de los contactos de nuestros clientes: empresa, cargo, origen del lead, etapa del ciclo de vida, estado, responsable, valor acumulado, campos propios y registro de consentimiento.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y registros de acceso al sitio y a la plataforma, para seguridad y diagnóstico de fallos.

No solicitamos datos sensibles (salud, origen racial, orientación sexual, convicciones religiosas, datos biométricos) y pedimos a nuestros clientes no introducirlos en campos libres de la plataforma. Si un cliente necesita tratarlos, debe contar con autorización expresa y reportarlo a Fluvi para ajustar las medidas de seguridad.

4. Para qué los usamos

• Prestar el servicio: conectar canales, enrutar conversaciones, ejecutar campañas y automatizaciones, y generar reportes.
• Gestionar la relación comercial: demos, propuestas, contratos, facturación, soporte y comunicaciones operativas.
• Mejorar el servicio con datos agregados o anonimizados, sin identificar a personas.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y requerimientos de autoridades competentes.
• Prevenir fraude, abuso, spam y usos contrarios a las políticas de Meta o a la ley.

No usamos los datos para publicidad, perfilamiento comercial de terceros ni venta a terceros. No enviamos comunicaciones de marketing sin base legal o autorización previa.

5. Datos que nuestros clientes nos confían

Cuando una empresa usa Fluvi para atender a sus usuarios, esa empresa es la responsable del tratamiento y Fluvi actúa como encargada, siguiendo sus instrucciones y el contrato de prestación de servicios. En ese rol:

• Tratamos los datos solo para prestar el servicio contratado y para las finalidades instruidas por el cliente.
• No usamos el contenido de las conversaciones del cliente para entrenar modelos de inteligencia artificial ni para fines propios.
• Apoyamos al cliente en la atención de derechos de los titulares y en la documentación de consentimientos y trazabilidad.
• Al terminar el contrato, devolvemos o eliminamos los datos según la instrucción del cliente, salvo obligación legal de conservarlos.

6. Inteligencia artificial

Fluvi incluye funciones de IA conversacional: un copiloto que propone respuestas al asesor y un agente que puede resolver conversaciones dentro de la ventana de 24 horas de Meta. Para generar una respuesta, el turno de la conversación se envía a un proveedor de modelos de lenguaje bajo obligaciones de confidencialidad y sin uso para entrenamiento. La empresa cliente decide si activa el modo copiloto o el modo agente, qué conversaciones entran y cuándo se hace el traspaso a un humano. La revisión final de las comunicaciones sigue siendo responsabilidad del cliente.

7. Encargados y transferencias

Para operar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por cuenta nuestra o del cliente, entre ellos:

• Meta Platforms, Inc. — WhatsApp Business Platform, Instagram y Messenger (canales y entrega de mensajes).
• Amazon Web Services — infraestructura, base de datos cifrada, backups y registro.
• Proveedores de correo — envío y recepción de correo transaccional y de campañas.
• Proveedores de modelos de IA — generación de respuestas asistidas, con acuerdos de confidencialidad.
• Proveedores de facturación y soporte — gestión de pagos y atención al cliente.

Estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia. En esos casos la transferencia se hace con las garantías contractuales y de seguridad que exige la ley colombiana, y el cliente puede solicitar información sobre la ubicación de la infraestructura. La base de datos principal opera en AWS us-east-2 (Ohio, Estados Unidos); la residencia en Sudamérica (región sa-east-1, São Paulo) está disponible en el plan Enterprise.

8. Seguridad y conservación

Aplicamos controles técnicos y organizativos: cifrado en tránsito y en reposo, acceso restringido por rol, aislamiento de datos por empresa, registro de auditoría, backups diarios con retención de 30 días y restauración probada. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo comunicaremos a los clientes y a las autoridades en los términos legales.

Conservamos los datos mientras exista la relación contractual y durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales, contables o de defensa. Después se eliminan o anonimizan de forma segura.

9. Tus derechos como titular

Como titular de datos personales puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

Para ejercerlos escribe a wilderherrerapersonal@gmail.com con el asunto «Datos personales». Las consultas se atienden en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables hasta por 8 días hábiles cuando la ley lo permita. Si el titular es usuario de una empresa cliente, la solicitud se dirige primero a esa empresa, que es la responsable; Fluvi la apoya como encargada.

10. Este sitio web y las cookies

fluvi.softwarevillavicencio.com es un sitio estático. No instala cookies, no usa analítica, no carga píxeles de redes sociales ni scripts de terceros, y no crea perfiles de navegación. Los enlaces a WhatsApp o al correo abren servicios externos que tienen sus propias políticas. Los registros del servidor que aloja el sitio pueden incluir IP y fecha de acceso por motivos de seguridad y se conservan por un período limitado.

11. Menores de edad

El servicio está dirigido a empresas y personas mayores de edad. No recopilamos conscientemente datos de menores. Si detectamos que un menor nos entregó datos sin autorización de su representante legal, los eliminaremos.

12. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 19 de octubre de 2026. Si cambia de forma sustancial, publicaremos la nueva versión en esta página y actualizaremos la fecha. Cuando el cambio afecte derechos de los titulares, lo comunicaremos por los canales de contacto registrados.